Lo scorso 8 marzo l’Ambasciatore cinese nei Paesi Bassi, Tan Jian, ha depositato lo strumento di adesione attraverso il quale la Cina ufficialmente ratifica la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 – Convenzione sull’Apostille (di seguito la “Convenzione”) – concernente l’eliminazione dell’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri. In Cina, la Convenzione entrerà in vigore a partire dal 7 novembre 2023. A partire da questa data la procedura di legalizzazione presso la rappresentanza consolare non sarà più necessaria per i documenti da e per la Cina.
L’Apostille
L’Apostille è una certificazione atta a conferire piena validità giuridica a qualsivoglia atto pubblico destinato all’estero. In altre parole, l’Apostille è un’annotazione a forma di timbro da parte di un’autorità, identificata dalla legge di attuazione della Convenzione, che sostituisce la classica procedura di legalizzazione di un documento attraverso l’ambasciata o il consolato dello Stato in cui detto documento dovrà essere prodotto. Il timbro apposto ha validità nei Paesi che hanno sottoscritto detta Convenzione.
Ai sensi dell’Art. 1 di detta Convenzione, si considerano atti pubblici:
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- Documenti emanati da una autorità o da un funzionario sottoposto ad una giurisdizione dello Stato, compresi quelli che emanano dal Ministero pubblico, da un cancelliere o da un usciere di giustizia;
- Documenti amministrativi;
- Atti notarili;
- Dichiarazioni ufficiali, quali menzioni di registrazione, visti per data certa e certificati di firma, posti un atto privato.
Procedura di legalizzazione attualmente in vigore
La procedura attualmente in vigore per la legalizzazione di un qualsiasi documento da e per la Cina prevede un iter piuttosto lungo e dispendioso sia in termini di tempistiche che di costi. Tale procedura prevede, infatti, che qualsiasi atto pubblico sia prima legalizzato dall’ufficio competente nel Paese d’origine e successivamente anche dalla rappresentanza consolare del Paese di destino. In Italia le autorità competenti per la legalizzazione dei documenti da utilizzare in Cina sono la Prefettura o la Procura a seconda della natura dell’atto: per gli atti giudiziali e notarili, è responsabile per la legalizzazione la Procura della Repubblica presso il Tribunale di competenza; la Prefettura provvede, invece, a legalizzare atti, e certificati, rilasciati da Enti pubblici con sede nella Provincia di competenza territoriale.
Procedura di legalizzazione a partire dal 7 novembre 2023
A partire dal 7 novembre 2023, data prevista per l’entrata in vigore della Convenzione in Cina, la procedura di legalizzazione presso la rappresentanza consolare cinese non sarà più necessaria, come già accade per i documenti originati o da utilizzarsi in Hong Kong e Macau; qualsiasi documento pubblico da e per la Cina da utilizzare all’estero potrà quindi essere soltanto apostillato. Tale modifica comporterebbe, rispetto all’iter attualmente in vigore, delle significative riduzioni in termini sia di tempistiche che di costi richiesti per la legalizzazione di vari documenti: basti pensare, a mero titolo esemplificativo, ai documenti necessari per la costituzione di società, il completamento di alcune modifiche societarie, il completamento di transazioni, l’avvio di procedimenti legali o l’ottenimento del permesso di lavoro.
Da un punto di vista tecnico, la Convenzione dovrebbe essere applicata al momento dell’entrata in vigore della stessa, in quanto la Legge di Procedura Civile della Repubblica Popolare cinese stabilisce che le disposizioni dei trattati internazionali – come è il caso della Convezione sulle Apostille –prevalgono sulle disposizioni del diritto nazionale. Tuttavia, potrebbero verificarsi dei rallentamenti nell’attuazione delle disposizioni di tale Convenzione da parte dei tribunali e delle autorità governative: sussistono, infatti, disposizioni governative che rendono obbligatoria la produzione di procure o di prove da utilizzare di fronte ai tribunali cinesi legalizzate e non apostillate.
Nel corso dei prossimi mesi, sarà fondamentale, da un lato, chiarire la portata della Convenzione in Cina, al fine di identificare meglio le categorie di documenti qualificabili come “atti pubblici”, e dall’altro lato, vedere se le summenzionate leggi verranno modificate a favore di una piena implementazione della Convenzione. In ogni caso, la ratifica della Convenzione riflette un ulteriore chiaro segno di apertura, facilitando molte imprese e soggetti privati nell’espletamento degli adempimenti amministrativi con e dalla Cina.
A cura del China Desk – Zunarelli Studio Legale Associato